Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji poslova (Šta je i zbog čega je važan)

Mnogi poslodavci prvi put čuju za Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji poslova kada ih na njega upozori inspekcija rada, knjigovođa ili pravnik. 

U praksi se često dešava i da zaposleni ne znaju zašto postoji određeno radno mesto, koje su njihove obaveze ili zbog čega se od njih zahteva određeni nivo obrazovanja i iskustva. 

Upravo na ova pitanja odgovara Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji poslova (u daljem tekstu: Pravilnik).

Šta je Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji poslova?

Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji poslova je interni opšti akt poslodavca kojim se uređuje način organizovanja rada i definišu sva radna mesta kod poslodavca.

Jednostavno rečeno, pravilnik daje odgovor na tri osnovna pitanja:

    1. Kako je organizovana firma? (Sektori, odeljenja, službe)

    2. Koja radna mesta postoje? (Nazivi pozicija)

    3. Koje uslove zaposleni moraju da ispune da bi radili na tim poslovima? (Škola, iskustvo, veštine)

Ko je dužan da ima Pravilnik?

Prema Zakonu o radu, poslodavci koji imaju više od 10 zaposlenih dužni su da donesu Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji poslova.

Granica od „više od 10 zaposlenih“ zapravo znači da obaveza nastaje onog trenutka kada zaposlite jedanaestog radnika. 

U ovaj broj se računaju isključivo lica u radnom odnosu (na određeno i neodređeno vreme), dok se lica angažovana van radnog odnosa (npr. PP ugovori, ugovori o delu, stručno osposobljavanje) ne ubrajaju.

Šta Pravilnik mora da sadrži?

Zakon o radu propisuje obavezni minimum sadržine koji svaki pravilnik mora da ispoštuje. 

On obavezno sadrži:

• Organizacione delove kod poslodavca (npr. sektor prodaje, služba knjigovodstva);
• Nazive radnih mesta i precizan opis poslova za svako radno mesto;
• Vrstu i stepen stručne spreme (obrazovanja);
• Posebne uslove za rad na tom mestu (npr. radno iskustvo, poznavanje jezika, posebni sertifikati, vozačka dozvola, državni ispit); 

Broj izvršilaca za svako radno mesto može da sadrži, ali nije obavezno. 

Preporuka je da se ovaj element izostavi kako svaka promena u broju zaposlenih ne bi uzrokovala izmenu Pravilnika jer propisan broj zaposlenih i stvarno zaposlenih na određenom radnom mestu treba da se podudara.

U praksi, kvalitetni pravilnici sadrže i dodatne elemente koji olakšavaju rad: hijerarhijsku strukturu (ko je kome šef), ovlašćenja za odlučivanje i drugo. 

Razlika između organizacije i sistematizacije?

Naziv ovog akta sadrži dva pojma koja se u svakodnevnom govoru često poistovećuju, iako pravno i logički označavaju različite stvari:

• Organizacija se odnosi na arhitekturu i makro-strukturu poslodavca. Njome se crta mapa firme – određuju se sektori, službe, odeljenja, filijale i njihova međusobna povezanost.
• Sistematizacija se bavi „mikro“ nivoom – konkretnim radnim mestima koja naseljavaju te sektore i uslovima koje ljudi moraju ispuniti da bi na njima radili.

Primer: Firma ima Sektor ljudskih resursa (to je organizacija). Unutar tog sektora predviđena su radna mesta: HR menadžer i HR asistent (to je sistematizacija). 

Zašto je Pravilnik važan za zaposlene?

Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji poslova predstavlja jedan od najvažnijih akata poslodavca jer omogućava zaposlenima da provere da li se odredbe njihovog ugovora o radu zaista podudaraju sa radnim mestom koje je poslodavac formalno predvideo u svojoj organizaciji.

Njegov značaj naročito dolazi do izražaja u situacijama kada poslodavac zaposlenog raspoređuje na drugo radno mesto, menja opis poslova ili sprovodi reorganizaciju. 

U tim slučajevima zaposleni može da proveri da li radno mesto na koje se raspoređuje zaista postoji u sistematizaciji, koji su uslovi za njegovo obavljanje i kakav je njegov položaj u organizacionoj strukturi.

Pravilnik je posebno važan i u postupcima utvrđivanja tehnološkog viška. 

Ukoliko poslodavac tvrdi da određeno radno mesto ukida ili da je prestala potreba za obavljanjem određenih poslova, zaposleni može uvidom u sistematizaciju da proveri da li je takva promena zaista sprovedena ili se radi samo o formalnom obrazloženju za prestanak radnog odnosa.

Drugim rečima, sistematizacija omogućava zaposlenom da proveri da li su odluke poslodavca koje se odnose na njegov radni status zasnovane na stvarno postojećim i unapred utvrđenim pravilima, čime se smanjuje prostor za proizvoljno postupanje i eventualne zloupotrebe.

Zašto je Pravilnik ključan za poslodavce?

Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji poslova predstavlja jedan od osnovnih alata za zakonito upravljanje radnim odnosima. 

Njime poslodavac unapred definiše

• organizacionu strukturu, 
• radna mesta, 
• uslove za njihovo obavljanje i 
• raspodelu poslova, 

čime obezbeđuje pravnu sigurnost u svakodnevnom poslovanju.

Njegov značaj posebno dolazi do izražaja prilikom zaključivanja ugovora o radu, budući da ugovor mora biti usklađen sa radnim mestom i uslovima predviđenim sistematizacijom. 

Na taj način poslodavac može dokazati da je zaposlenog angažovao na radnom mestu koje zaista postoji u organizaciji i pod uslovima koji su unapred utvrđeni opštim aktom.

Pravilnik je od naročitog značaja i u situacijama kada dolazi do promena u organizaciji rada, raspoređivanja zaposlenih na druga radna mesta, izmene opisa poslova ili sprovođenja reorganizacije. 

U takvim slučajevima upravo sistematizacija predstavlja osnov za donošenje odgovarajućih odluka i dokaz da promene nisu sprovedene proizvoljno.

Takođe, u postupcima utvrđivanja tehnološkog viška ili prestanka potrebe za određenim poslovima, pravilnik predstavlja ključan dokaz da je određeno radno mesto zaista ukinuto ili izmenjeno usled organizacionih promena. 

Time se značajno smanjuje rizik od radnih sporova i eventualnog osporavanja odluka poslodavca pred sudom.

Drugim rečima, pravilno sačinjena i ažurna sistematizacija štiti poslodavca tako što njegove odluke zasniva na unapred utvrđenim i proverljivim pravilima, umesto na pojedinačnim i ad hoc procenama.

Koje su to najčešće greške u praksi?

Mnogi poslodavci tretiraju Pravilnik kao „nužno zlo“ i prepisuju šablone sa interneta. To je najbrži put do kazne inspekcije rada ili izgubljenog sudskog spora. 

Najčešće greške su:

• „Fantomska“ radna mesta – prepisan pravilnik sadrži pozicije koje u firmi uopšte ne postoje, ili obrnuto – u firmi rade ljudi na pozicijama koje pravilnik uopšte ne prepoznaje.
• Nerealni uslovi (zamka stručne spreme) – ako u Pravilniku napišete da je za mesto administrativnog radnika potreban fakultet (VII stepen), a zaposlite osobu sa srednjom školom (IV stepen) jer je sjajan radnik – napravili ste prekršaj. Inspekcija rada će vas kazniti jer zaposleni ne ispunjava uslove iz vašeg sopstvenog akta.
• Sukob Ugovora o radu i Pravilnika – opis posla u ugovoru o radu mora biti usklađen sa Pravilnikom. U slučaju neslaganja, pravilo je da se primenjuje ono što je povoljnije po zaposlenog, što poslodavca može dovesti u nepovoljan položaj. 

Procedura donošenja i menjanja Pravilnika

Pravilnik nije „uklesan u kamen“. Poslovanje je živa stvar i prirodno je da se organizacija menja. Međutim, procedura donošenja i izmena (aneksiranja) mora pratiti stroga zakonska pravila.

Ko ga donosi? 

Pravilnik donosi nadležni organ poslodavca (npr. direktor kod d.o.o., ili sam preduzetnik).

Kada pravilnik stupa na snagu? 

Pravilnik ne može da počne da važi retroaktivno. On se mora objaviti na oglasnoj tabli poslodavca i stupa na snagu najranije osmog dana od dana objavljivanja. 

Tek nakon što stupi na snagu, poslodavac može ponuditi zaposlenima ugovore ili anekse ugovora o radu koji su usklađeni sa novim Pravilnikom. 

Zaključak

Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji poslova predstavlja mnogo više od zakonske obaveze. 

Reč je o jednom od najvažnijih opštih akata poslodavca, koji utiče na organizaciju rada, prava i obaveze zaposlenih, postupke zapošljavanja, reorganizacije, kao i rešavanje eventualnih radnih sporova.

Pravilno sačinjen i redovno usklađivan pravilnik doprinosi pravnoj sigurnosti poslodavca, efikasnijem poslovanju i smanjenju rizika od sporova sa zaposlenima i inspekcijskim organima. S druge strane, neprecizna ili neadekvatna sistematizacija može dovesti do značajnih pravnih i finansijskih posledica.

Ukoliko imate nedoumice u vezi sa izradom, izmenama ili primenom pravilnika o organizaciji i sistematizaciji poslova, ili vam je potrebna pravna analiza postojećih internih akata, advokatska kancelarija Anđelković stoji vam na raspolaganju. 

Naš tim pruža stručnu pravnu pomoć u svim pitanjima iz oblasti radnog prava, od izrade opštih akata do zastupanja u radnim sporovima, sa ciljem da vaše poslovanje bude u potpunosti usklađeno sa zakonom i dobrom poslovnom praksom. 

Podeli: